Procédure de gestion des absences et abandons
L’assiduité aux cours est la principale condition à l’acquisition des compétences délivrées par la formation. Gérer et prévenir les abandons est donc une nécessité pour garantir la réussite de l’action de formation. Les formations proposées par Eurolang’Ubaye se font sous la responsabilité du responsable pédagogique (Lori Durand ou Vanessa Humbert). Celui-ci a pour fonction de suivre chaque stagiaire et de s'assurer du bon déroulement des actions de formation, quel que soit le formateur qui intervient. Un point régulier est effectué avec le stagiaire pour évaluer s’il rencontre des difficultés particulières ou des motifs d'insatisfaction.
AVANT LA FORMATION
Mesures de prévention des absences et des abandons : Envoi de la convocation accompagnée des documents téléchargeables par mail avec rappel de la date d’entrée en formation. L'objectif est d'anticiper toute difficulté et pouvoir lever la difficulté pour que la date d’entrée en formation soit tenue. À défaut, pouvoir refixer une date qui soit tenue.
PENDANT LA FORMATION
En ce qui concerne la gestion des absences, nous nous assurons de remplir des feuilles de présence pour chaque journée de formation. Nous disposons également d’un processus de gestion des absences et abandons que voici :
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Les absences prévues/justifiées et imprévues/justifiées : sans conséquence financière
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Proposition d'une autre session par email ou téléphone
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Considéré comme simple absence
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Les absences imprévues/ non justifiées : conséquence financière selon convention
APRÈS LA FORMATION
En cas d'abandon, le responsable pédagogique doit obtenir une déclaration du stagiaire, en répondant à notre questionnaire « Comprendre votre abandon », qu’il n’est plus en mesure de suivre le parcours en précisant la raison ou le cas de force majeur qui l’empêche. Le responsable pédagogique (avec le formateur si nécessaire) doivent s’entretenir directement avec le stagiaire si possible et communiquer auprès du financeur de l’action de formation (s’il existe) afin de clôturer l’action selon les CGV.
En cas d’abandon avéré, nous cherchons à identifier cette cause pour une amélioration continue et afin de faire en sorte que cela ne se reproduise plus. Deux cas de figure sont à étudier:
• Raison personnelle ou force majeure (décès), arrêt maladie/accidents du stagiaire : pas de remise en question des intervenants, la formation ou notre centre et par conséquent, pas de plan d'amélioration à déclencher
• Insatisfaction liée à la formation : plan d'amélioration à déclencher immédiatement pour comprendre le dysfonctionnement et y remédier
Procédure de gestion des absences formateurs
En cas d'absence d'un formateur, le centre de formation doit immédiatement alerter le responsable pédagogique, informer les stagiaires par tout moyen rapide, et activer un plan de remplacement (formateur interne ou vacataire) ou reporter la session
ALERTE ET INFORMATION IMMÉDIATE
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Signalement : Le formateur prévient la direction ou le coordinateur pédagogique dès la survenance de l'indisponibilité.
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Information des stagiaires : Le centre prévient les stagiaires par SMS, appel ou e-mail avant le début des cours pour éviter un déplacement inutile.
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Communication logistique : Annulation ou modification de la mise à disposition des salles et du matériel pédagogique.
MODALITÉS SELON LA DURÉE DE L'ABSENCE
Le centre de formation adapte sa réponse selon la durée prévisible de l'indisponibilité
Cas 1 : Absence Ponctuelle (1 à 3 jours)
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Priorité : Le report de la session est privilégié pour maintenir le même interlocuteur pédagogique auprès des stagiaires.
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Action : Le coordinateur propose immédiatement de nouvelles dates. Les heures manquées sont repositionnées sur des créneaux libres ou en fin de parcours.
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Financeurs : Simple mise à jour du calendrier de formation
Cas 2 : Absence de Longue Durée (Plus de 3 jours)
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Priorité : L'activation d'un formateur remplaçant est obligatoire pour ne pas interrompre le parcours de formation.
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Passage de relais : Le responsable pédagogique récupère l'état d'avancement du programme et le transmet au remplaçant.
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Financeurs & Clients : Envoi d'un avenant de modification (changement de formateur et/ou de planning) aux entreprises et organismes financeurs.
GESTION ADMINISTRATIVE
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Justificatif d'absence : Demander un arrêt de travail ou un justificatif officiel au formateur absent.
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Information des financeurs : Signaler le décalage ou le remplacement aux organismes financeurs (OPCO, Région, etc.) si la modification impacte le calendrier prévisionnel.
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Mise à jour du dossier de formation : Archiver l'incident dans le suivi de la session et recalculer les heures réalisées pour la facturation et le bilan pédagogique.